Conseils pour organiser et gérer votre boîte de réception sur l’application WhatsApp Business
Que vous veniez juste de commencer ou que vous gériez des dizaines de messages au quotidien, ces recommandations vous aideront à rester à jour dans le suivi de vos conversations avec la clientèle :
Utilisez des listes pour catégoriser les discussions. Créez des listes comme « Nouvel·le client·e », « Commande en attente », « Suivi nécessaire » ou « VIP » pour trier et hiérarchiser rapidement les conversations. Cela vous permet de retrouver des discussions spécifiques facilement et de ne rien manquer.
Configurez des réponses rapides aux questions fréquentes. Gagnez du temps en créant des réponses pré-écrites aux questions les plus courantes comme les horaires d’ouverture, les tarifs ou les modalités de livraison. Les réponses rapides vous permettent de répondre en quelques secondes sans avoir à saisir plusieurs fois le même message.
Tirez parti des messages automatiques. Utilisez des messages d’accueil pour souhaiter la bienvenue aux personnes qui prennent contact avec vous pour la première fois, et des messages d’absence pour informer de votre indisponibilité. Cela permet de maintenir le dialogue même lorsque vous ne pouvez pas répondre en temps réel.
Donnez la priorité aux messages et répondez-y rapidement. La clientèle s’attend à obtenir des réponses rapides sur les applications de messagerie. Prenez l’habitude de consulter votre messagerie à intervalles réguliers et de traiter en priorité les messages urgents.
Archivez les conversations résolues. Une fois qu’une conversation est terminée et/ou qu’une vente a été effectuée, archivez-la afin de garder votre messagerie active organisée et axée sur les discussions en cours.
Prenez de bonnes habitudes dès maintenant pour favoriser la croissance de votre entreprise
Les pratiques organisationnelles que vous mettez en place aujourd’hui sont la base du développement de votre entreprise demain. Alors que votre clientèle s’élargit et que le nombre de messages augmente, une messagerie bien organisée vous permet de réaliser plus facilement les actions suivantes :
- Intégrez des membres supplémentaires à votre équipe sans perdre le fil des conversations.
- Maintenez une qualité de réponse constante même lorsque vous traitez plus de demandes.
- Identifiez des tendances dans les demandes de votre clientèle afin d’améliorer votre offre.
- Passez à des outils plus avancés lorsque vous êtes prêt·e, sans avoir à partir de zéro.
Considérez votre système de gestion de messagerie comme un investissement. Plus votre approche est structurée dès le début, plus votre croissance sera fluide.
Évoluer avec votre équipe
L’application WhatsApp Business prend en charge jusqu’à 4 appareils connectés à un seul numéro, pour que plusieurs membres de l’équipe puissent consulter les messages et y répondre depuis leurs propres appareils. À mesure que votre entreprise se développe, vous n’avez pas besoin de jongler entre plusieurs numéros de téléphone ou de craindre de manquer des messages lorsque quelqu’un s’absente : toute votre équipe peut rester en contact avec la clientèle grâce à un compte WhatsApp Business partagé dans la messagerie de Meta Business Suite.
Vous pouvez également gérer les messages sur Messenger, Instagram et WhatsApp dans ]]>Meta Business Suite]]>, ce qui vous permet d’avoir une vue unique de toutes les conversations avec votre clientèle sur toutes les applications. Plus besoin de passer d’une application à l’autre pour consulter les demandes : tout est regroupé au même endroit pour que vous ne manquiez aucun message.
Assurez un suivi de tous vos messages avec le Centre d’alertes
Avec tous les messages et les notifications reçus au cours d’une journée, il est facile de passer à côté de quelque chose d’important, comme une question urgente d’un·e client·e ou une commande à traiter dans des délais courts. Le centre d’alertes ]]>regroupe toutes vos notifications professionnelles importantes]]> au même endroit afin que vous ne manquiez rien, même si vous ratez une notification push sur le moment. Essayez de le consulter régulièrement, de la même manière que vous consultez votre messagerie, afin de rester au courant des éléments qui nécessitent votre attention et de réagir avant que les opportunités ne vous échappent.
Vous voulez en savoir plus ?
Lorsque vous avez besoin d’outils plus avancés, tels que l’automatisation, des intégrations CRM ou un nombre illimité de membres dans l’équipe, vous pouvez connecter WhatsApp Business à la plateforme WhatsApp Business avec le même numéro. Vous conservez l’application, votre numéro et votre historique des discussions tout en y ajoutant des fonctionnalités professionnelles. Il s’agit là de la suite logique lorsque votre entreprise est prête à sauter le pas.