Tips untuk mengatur dan mengelola kotak masuk di aplikasi WhatsApp Business
Baik Anda baru memulai atau menangani puluhan pesan sehari, praktik ini akan membantu Anda tetap mengikuti percakapan pelanggan:
Gunakan daftar untuk mengategorikan obrolan. Buat daftar seperti “Pelanggan baru”, “Order tertunda”, “Perlu tindak lanjut”, atau “VIP” untuk mengurutkan dan memprioritaskan percakapan dengan cepat. Hal ini memudahkan Anda menemukan obrolan tertentu dan memastikan tidak ada yang terlewat.
Siapkan balasan cepat untuk pertanyaan umum. Hemat waktu dengan membuat tanggapan yang sudah ditulis sebelumnya untuk pertanyaan umum seperti jam kerja, harga, atau detail pengiriman. Dengan balasan cepat, Anda bisa menanggapi dalam hitungan detik tanpa mengetik pesan yang sama berulang kali.
Manfaatkan pesan otomatis. Gunakan salam untuk menyambut pelanggan baru, dan pesan tidak di tempat untuk menetapkan ekspektasi saat Anda tidak bisa dihubungi. Fitur ini membuat percakapan tetap berjalan meski Anda tidak bisa menjawab secara real-time.
Prioritaskan dan segera tanggapi. Pelanggan berharap mendapatkan balasan cepat di aplikasi berkirim pesan. Biasakan untuk memeriksa kotak masuk secara berkala dan tanggapi pesan yang mendesak terlebih dahulu.
Arsipkan percakapan yang sudah diselesaikan. Setelah percakapan selesai dan/atau penjualan terjadi, arsipkan percakapan itu agar kotak masuk Anda tetap rapi dan fokus pada obrolan yang sedang berlangsung.
Bangun kebiasaan baik sekarang untuk menyiapkan perkembangan bisnis
Praktik organisasi yang Anda terapkan hari ini adalah fondasi untuk meningkatkan skala bisnis Anda di masa mendatang. Seiring berkembangnya basis pelanggan dan meningkatnya volume pesan, kotak masuk yang terorganisasi dengan baik mempermudah Anda untuk:
- Tambahkan anggota tim lain tanpa kehilangan jejak percakapan.
- Pertahankan kualitas tanggapan yang konsisten saat Anda menangani lebih banyak pertanyaan.
- Identifikasi pola dalam pertanyaan pelanggan agar Anda bisa meningkatkan penawaran.
- Transisi ke alat yang lebih canggih saat Anda siap, tanpa harus memulai dari awal.
Anggap sistem pengelolaan kotak masuk Anda sebagai investasi. Makin terstruktur pendekatan Anda sekarang, makin lancar perkembangan Anda.
Meningkatkan skala bersama tim Anda
Aplikasi WhatsApp Business mendukung hingga 4 perangkat tertaut dengan satu nomor sehingga beberapa anggota tim bisa melihat dan menanggapi pesan dari perangkat mereka sendiri. Seiring berkembangnya bisnis, Anda tidak perlu lagi mengelola beberapa nomor telepon atau khawatir melewatkan pesan saat seseorang tidak di tempat. Seluruh tim Anda bisa tetap terhubung dengan pelanggan menggunakan akun WhatsApp Business bersama di Kotak Masuk Meta Business Suite.
Anda juga bisa mengelola pesan di Messenger, Instagram, dan WhatsApp sekaligus di ]]>Meta Business Suite]]>, yang menyediakan satu tampilan untuk semua percakapan pelanggan Anda di seluruh aplikasi. Tidak perlu lagi beralih antar-aplikasi untuk memeriksa pertanyaan. Semuanya ada di satu tempat, jadi Anda tidak akan melewatkan pesan.
Lacak semua pesan Anda dengan Pusat Peringatan
Dengan begitu banyak pesan dan notifikasi yang masuk sepanjang hari, mudah bagi kita untuk melewatkan sesuatu yang penting, seperti pertanyaan mendesak dari pelanggan atau orderan yang terikat waktu. Pusat peringatan ]]>menyimpan semua notifikasi bisnis penting Anda]]> di satu tempat, sehingga Anda tidak perlu mengandalkan notifikasi otomatis saat ini. Coba periksa secara rutin, seperti halnya Anda memeriksa kotak masuk, agar selalu mengetahui apa yang perlu diperhatikan dan menanggapinya sebelum peluang tersebut menghilang.
Siap membaca panduan lainnya?
Jika sudah sampai pada titik di mana Anda membutuhkan fitur yang lebih canggih seperti otomatisasi, integrasi CRM, atau anggota tim yang tak terbatas, Anda bisa menghubungkan WhatsApp Business ke Platform WhatsApp Business di nomor yang sama. Anda tetap menggunakan aplikasi, nomor, dan riwayat obrolan sambil menambahkan fitur profesional. Ini adalah langkah berikutnya yang mudah jika bisnis Anda sudah siap.